Aktindsigt

Du skal rette henvendelse til kommunen, hvis du ønsker aktindsigt. Henvendelsen bør ske til den sagsbehandler eller den afdeling, som behandler sagen eller er i besiddelse af dokumentet. Der er ikke særlige formkrav. Anmodning kan sendes pr. brev eller som Digital Post eller fremsættes ved telefonisk eller personlig henvendelse.

Anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere sagen eller dokumentet, og anmodningen skal angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Aktindsigt gives kun i eksisterende dokumenter. Kommunen er – bortset fra særregel om dataudtræk fra databaser – ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale.

Hvis behandlingen af anmodningen om aktindsigt vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil der kunne gives afslag på aktindsigt.

Der visse typer af sager, dokumenter og oplysninger, som er undtaget fra aktindsigt.

Sager

Offentlighedsloven undtager aktindsigt i visse sager, primært:

• Straffesager
• Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste
• Personalesager – man kan dog få oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser
• Førelse af kalender

Interne arbejdsdokumenter

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt ikke omfattet af retten til aktindsigt. Som interne dokumenter anses dokumenter, der er ikke er afgivet til udenforstående, f.eks. interne mails og dokumenter udarbejdet til eget brug.

Såfremt de interne dokumenter indeholder kommunens endelige beslutning, oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse og som ikke fremgår af andre dokumenter, skal disse oplysninger udleveres (dog ikke hvis dette kræver uforholdsmæssigt ressourceforbrug.) 

Fortrolige oplysninger

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som f.eks.:

• Oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold
• Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold el. lign.

Hvis du søger om aktindsigt i din egen sag efter Forvaltningsloven, kan du dog godt få udleveret oplysninger om dine egne private forhold, men ikke for andre personer, der evt. er omfattet af sagen.

Hedensted Kommune imødekommer en anmodning om aktindsigt så hurtigt som praktisk muligt. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. I så fald vil kommunen underrette om grunden til fristoverskridelsen, og du vil få besked om, hvornår du kan forvente at få en afgørelse.

Dokumenter udleveres som udgangspunkt i den form som du ønsker, fx papirkopi eller elektronisk.

Offentlighedsloven

Bekendtgørelse nr. 1586 af 19. december 2013

Papirkopi:

10 kr. for første side, 1 kr. for hver efterfølgende side
Dog ikke første gang, når

• betaling er mindre end 100 kr. (91 sider = 100 kr.)
• den der får udleveret dokumenter, er anmodet om en udtalelse.

Der kan ikke kræves betaling ved egenacces (oplysninger om én selv).

Elektronisk:

Kan opkræve 100 kr., hvis der udleveres mere end 100 sider.
Undtagelser som ovenfor under papirkopi.

Beslutning (*): 

Der opkræves betaling i medfør af ovennævnte bekendtgørelse

Lov om aktindsigt i miljøoplysninger

Bek.nr. 647 af 18. september 1986 (gammel bekendtgørelse om betaling for udlevering i h.t. lov om offentlighed i forvaltningen) gælder fortsat:
10 kr. for første side, 1 kr. for hver efterfølgende side
Dog ikke første gang, når

• egenacces (oplysninger om én selv)
• betaling mindre end 25 kr.
• den, der får udleveret dokumenter, er anmodet om en udtalelse

Beslutning (*): 

Der opkræves betaling efter bekendtgørelsen, dog således at betaling ikke opkræves, hvis beløbet er mindre end 100 kr. (91 sider = 100 kr.).
Det bemærkes, at for så vidt angår sagens parter gælder de regler, der er fastsat i medfør af forvaltningsloven, se nedenfor.

Forvaltningsloven

Bekendtgørelse nr. 646 af 18. september 1986

Ikke betaling første gang udlevering sker til en part

For yderligere eksemplar
10 kr. for første side, 1 kr. for hver følgende side

Beslutning (*):

Der opkræves betaling efter bekendtgørelsen, dog således at betaling ikke opkræves, hvis beløbet er mindre end 100 kr. (91 sider = 100 kr.)

(*) Vedtaget i Kommuneledelsen den 20. februar 2014.

Får du helt eller delvist afslag på aktindsigt, har du krav på at få en begrundelse fra den myndighed, der har afslået samt en klagevejledning.

Afgørelser om aktindsigt i henhold til Offentlighedsloven truffet af kommunen kan indbringes for Tilsynet ved Ankestyrelsen, hvis ikke der er en administrativ klageinstans.

Hvis man får afslag på partsaktindsigt efter Forvaltningsloven, vil der typisk være en klageinstans. Klageinstansen vil være den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører.