Kommunalbestyrelsens dialog med borgere og virksomheder

På Hedensted Kommunes hjemmeside er alle Kommunalbestyrelsemedlemmers kontaktoplysninger angivet. Hensigten er, at alle borgere og virksomheder let kan komme i kontakt med Kommunalbestyrelsens medlemmer, og der enten kan gives svar på spørgsmål, aftale et tidspunkt for dialog eller videresende henvendelsen til den kommunale organisation. Fordelen ved denne kontaktmulighed er, at svarene og dialogen kan tilrettelægges på sådan en måde, at der er mulighed for at inddrage nødvendige aspekter og viden i processen.

Uanset hvilken af Hedensted Kommunes opgaver der er tale om, vil der altid være et fagudvalg, der har det politisk ansvar for opgaven. Derfor kan spørgsmål og henvendelser med fordel rettes til formanden for det relevante udvalg. Alt afhængigt af henvendelsens karakter kan henvendelsen resultere i et umiddelbart svar, et møde med formanden eller eventuelt hele udvalget, ligesom der ofte vil ske en yderligere dialog med medarbejdere i den kommunale organisation.

Alle borgere og virksomheder kan rette henvendelse til borgmesteren. Hvis det handler om konkrete spørgsmål, vil den kommunale organisation ofte bidrage med oplysninger i forbindelse med svaret. I andre situationer vil borgmesteren typisk involvere formanden for det eller de relevante udvalg i svaret eller det videre forløb.

Borgere og virksomheder kan rette henvendelse til det samlede Kommunalbestyrelse i form af spørgsmål. Sådan en type henvendelse er ofte af lidt mere ”officiel” karakter, idet rækken af henvendelsesmuligheder jævnfør ovenstående vil kunne imødekomme de fleste situationer. Derfor er der i forbindelse med ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” beskrevet nedenstående praksis.

1. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” er ikke en del af Kommunalbestyrelsens møde, og kan i princippet derfor placeres hvornår det passer borgere, virksomheder og Kommunalbestyrelsen bedst i forhold til formålet. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” vil, i det omfang besvarelserne sker forud for kommunalbestyrelsesmøder, bliver transmitteret via streaming. Spørgsmålene vil dog, modsat øvrige henvendelser til Kommunalbestyrelsen, altid blive offentliggjort jfr. punkt 5.
2. Formålet med ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” er, at give borgere og virksomheder mulighed for at stille et spørgsmål til den samlede Kommunalbestyrelse ”på en gang”. Det vil naturligvis være op til spørger selv at afgøre hvilken af henvendelsesformerne man vil anvende, og der hvor der er behov for dialog og bredere belysning af et emne, vil det være en fordel at bruge en af de øvrige henvendelsesmuligheder. Svaret på et ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” vil derfor oftere være kort og være uden dialogmulighed.
3. Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen kan stilles af enhver borger eller grundejer i Hedensted Kommune, og skal have en afsender. Anonyme spørgsmål besvares ikke.
4. Ønsker man at stille et spørgsmål til Kommunalbestyrelsen skal det indsendes eller indleveres til Politik & Udvikling, Hedensted Rådhus, Niels Espes Vej 8, 8722 Hedensted eller sendes på e-mail til sporgetid@hedensted.dk inden 5 hverdage før den efterfølgende runde ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” afholdes. Begrundelsen for fristen på 5 hverdage er, at give mulighed for den nødvendige behandling og undersøgelse fra administrationens side i forbindelse med spørgsmålet. Dette er hensigtsmæssigt, da administrationen ikke er deltager i ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen”. 
5. Indkomne Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen annonceres på Hedensted Kommunes hjemmeside.  Pressen inviteres til at overvære Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen.
6. Inden et ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” afleveres, står den kommunale organisation til rådighed i rimeligt omgang for spørgere med hensyn til den skriftlige formulering af spørgsmålet. Hensigten hermed er at sikre, at der ikke opstår tvivl om, hvad der konkret ønskes svar på.
7. Det vil være en fordel, at et ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” er så kortfattet som muligt, og spørgsmålet skal vedrøre kommunale forhold og være af almen interesse. Har man længere spørgsmål eller forhold der kræver en mere detaljeret udredning vil det være en fordel at anvende en af de øvrige henvendelsesformer jfr. overfor.
8. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” der indeholder angreb på tredjemand, vedrører spørgerens eget eller andres privatliv eller andre anliggender, som er omfattet af lovgivningens bestemmelser om tavshedspligt, samt spørgsmål, som genfremsættes i samme eller lignende form inden for 6 måneder, kan forlods afvises af borgmesteren.
9. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” forelægges af borgmesteren, og besvares af borgmester eller udvalgsformand . Der er ikke mulighed for, at udfolde en yderligere dialog om spørgsmålet. I sådanne tilfælde henvises til en af de andre henvendelsesformer, hvor der lægger op til dialog og fælles afklaring af det, der ønskes belyst.*
10. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” bortfalder i en periode på 3 måneder før Kommunalbestyrelsens fratræden i forbindelse med kommunalvalg og 1 måned efter Kommunalbestyrelsens tiltræden efter et kommunalvalg.
11. Der afsættes maksimalt 20 minutter til ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen”, som afholdes de måneder, hvor der er ordinært møde for Kommunalbestyrelsen. ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” starter kl. 16.00 og afsluttes senest kl 16.20. Er der flere spørgsmål end der kan nås at gives svar på inden for tidsrammen, vil de spørgsmål som ikke er besvaret, overgå til næste gang.

Hvis et ”Spørgsmål til Kommunalbestyrelsen” er særligt langt eller der er for mange spørgsmål til at besvarelsen kan nås inden for tidsrammen, kan Kommunalbestyrelsen vælge at besvare spørgsmålet skriftligt, og eventuelt samtidig henvise til en af de øvrige henvendelsesformer. Hvis der er behov for at prioritere blandt de indkomne spørgsmål kan dette bl.a. ske efter et aktualitetskriterie; vedrører det f.eks. en eller flere sager på det kommende møde i Kommunalbestyrelsen.